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Facilitateur et facilitateur graphique, un duo de choc!

April 3, 2017

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Facilitateur et facilitateur graphique, un duo de choc!

April 3, 2017

 

 Martin (facilitateur) et moi devant ma fresque réalisée lors de la convention Action Logement à Lyon

 

La semaine dernière j'ai eu la chance de participer à la première convention de l'organisme action logement. Cet événement, d'une très grande ampleur (environ 500 personnes) était organisé dans l’objectif  de développer la cohésion des équipes, d'impliquer les collaborateurs dans l'élaboration de la charte de valeurs nationale ainsi que de favoriser les échanges et les partages autour d'un moment convivial.

Dès le démarrage de la convention, le ton est donné: "chacun est différent et ce sont bien ces différences qui font la force d'un groupe!" Le lieu choisi pour cet événement n'est d'ailleurs pas anodin, nous sommes au stade de Rugby, sport qui illustre bien cette  idée!

 

C'est pourquoi aujourd'hui je me suis dit qu'écrire un article sur mon expérience de facilitateur graphique lors de cette convention, permettrait de mettre une fois de plus en lumière ce qui est peut être évident pour nous professionnels de la facilitation mais qui ne l'est pas forcément pour tout le monde: on est encore meilleur lorsque l’on travaille à plusieurs  que lorsque l’on travaille seul! 

 

 

 

Une logistique à couper un cheveu en quatre!!!

 

Vous imaginez bien que lors d'un tel événement, l'organisation et la logistique sont l'une des clés de la réussite! 

Après une conférence dynamisante et revitalisante de Florence Servan-Schreiber, l'atelier de la journée est organisé autour d'un World café. 

L'ensemble des participants est réparti en groupes de dix personnes (environ 50 groupes), eux même répartis dans quatre espaces de couleurs. Ces espaces, matérialisés par de la moquette de couleur, correspondent aux quatre valeurs faisant partie de la culture d'entreprise d'action logement. 

 

Comme il se doit lors d'un world café, l'atelier est rythmé par 4 rounds d'une trentaine de minutes. Lors de chaque round les équipes travaillent sur une question faisant référence à la valeur de la zone dans laquelle elles se trouvent. À la fin du round les équipes tournent et changent de valeur.

Dans chaque zone de couleur, un facilitateur est en charge du bon fonctionnement des rounds ainsi que de la capitalisation des informations produites. Une fois le round terminé et les informations récoltées, le facilitateur se rapproche du facilitateur graphique en charge de la zone (il y avait donc quatre facilitateurs graphiques, un par zone) pour lui transmettre les informations. Le facilitateur graphique matérialise ainsi les échanges et les réflexions sur la fresque pendant le round suivant. 

 

 

 

On a peu de temps alors allons à l'essentiel !

 

Comme vous l'imaginez, nous avions, facilitateur et facilitateur graphique, à peine 30 min pour récolter, trier, organiser et matérialiser graphiquement les productions d'une dizaine de groupes sur la question posée! Ouf pas facile!!!

Commence alors un vrai travail d'équipe entre le facilitateur et le facilitateur graphique. Tout d’abord le facilitateur court à la chasse au post-it, il passe de table en table et récupère les idées produites par les groupes. Une fois ce travail effectué, il a pour rôle de prendre connaissance des idées, de les classer et de les regrouper si certaines se ressemblent. Ensuite il se dirige vers le facilitateur graphique et lui remet cette synthèse pour qu’il la retranscrive sur sa fresque.

 

A dire comme ça, cela paraît assez simple, cependant ce que l’on oublie dans ce « téléphone arabe » de la facilitation, ce sont les filtres. Filtres par lesquels passent les informations, au niveau de chaque intermédiaire.

Il y a d’abord un filtre au niveau du groupe (que l’on pourrait appeler le filtre de convergence, puisque le groupe se voit dans l’obligation de converger vers une seule et même idée). Ensuite il y a le filtre du facilitateur, qui doit organiser et regrouper par « thématiques » les 50 idées récoltées (appelons ce filtre, le filtre organisationnel). Enfin ces informations passent par le filtre du facilitateur graphique, qui, comme je l’ai déjà dit dans un autre article, lorsqu’il représente graphiquement des idées, interprète et donne un sens qui lui est propre en fonction de ce qu’il perçoit à travers ces idées (appelons ce filtre, le filtre conceptuel).

 

 

 

 

Force ou faiblesse ?

 

Finalement la question se pose : est-ce que ce système de filtres (filtres de convergence, organisationnel et conceptuel) est un atout pour les facilitateurs, qui leur permet d’être plus efficaces et plus rapides dans leur travail ou est-ce un inconvénient pour l’information qui se voit réduite au fur et à mesure des intermédiaires ?

 

Pour moi  il n’y a pas vraiment de réponse à cette question, tout dépend dans un premier temps, de l’organisation de chacun des intermédiaires et de la logistique mise en place entre eux.

Si cette préparation, faite en amont, est claire et bien structurée, ce système de filtres est incontestablement un atout, qui fera gagner de précieuses minutes à l’équipe.

 

Cependant ce n’est pas le seul point de vigilance à adopter. Il est également nécessaire lors de l’intervention, que les facilitateurs (facilitateur et facilitateur graphique) ne se limitent pas à ce travail de filtres. Le facilitateur se doit d’être à l’écoute des groupes et ne doit en aucun cas sortir les idées de leurs contextes de réflexion de base et le facilitateur graphique se doit de remettre en perspective chacune des idées en fonction de ce même contexte.

Pour faire plus simple : le système de filtres permet de mettre en évidence les idées importantes et récurrentes mais ne doit en aucun cas se détacher d’un discours qui place cette synthèse dans une logique globale.

 

Il est donc primordial pour les facilitateurs, avant le démarrage de l’intervention, de s’accorder un temps pour bien se répartir les rôles ainsi que pour comprendre les besoins et les habitudes de chacun et pendant l’intervention de dialoguer autour des idées proposées par le groupe.

A ces conditions, et j’ai eu la chance d’en faire l’expérience lors ce cette convention, le facilitateur et le facilitateur graphique forment une équipe incroyable qui démultiplie la puissance de la visualisation graphique.

 

 

 

 Ma fresque réalisée lors de la convention Action Logement à Lyon 

 

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